Há cada vez menos tempo para terminar todas as tarefas que temos diariamente. Tarefas profissionais e domésticas podem levar-nos à exaustão por incapacidade de fazer tudo aquilo que tínhamos planeado no início do dia. Para melhorar precisamos de dominar a técnica de Gestão do Tempo.

À primeira vista podemos pensar que a gestão do tempo é estarmos a perder ainda mais tempo precioso que podíamos usar para implementar mais rapidamente, mas os estudos existentes mostram que não é verdade.

O problema de gerir o tempo não é apenas o facto de termos muitas coisas para fazer durante o dia, é principalmente uma questão de não gerirmos o tempo a nosso favor para fazer o que tem de ser feito de importante na altura em que estamos mais produtivos. Muitas vezes estamos ocupados a fazer as coisas urgentes mesmo que não sejam as coisas mais importantes. Aliás podemos até estar a perder tempo com coisas insignificantes que prejudicarão em muito a nossa gestão do tempo mais tarde.

Após vários estudos na área da gestão de tempo, concluiu-se que os maiores gastadores de tempo são:

• Interrupções mal geridas. Não podemos acabar com as interrupções, mas podemos aprender a geri-las eficientemente.
• Atitude. Passar o dia sem qualquer objectivo real, deixando as horas passarem e adiando todas as tarefas até à última hora possível.
• Não delegar correctamente. Não partilhar o trabalho com os outros e tentar fazer tudo sozinho, mesmo que saiba que não será possível.

Uma má gestão do tempo leva a que fiquemos irritados com os colegas, cansados física e psicologicamente, dificuldades de concentração, não dormir bem (que afecta toda a sua performance do dia) e em casos extremos, uma depressão.

Princípios de Gestão do Tempo

Aqui ficam algumas formas correctas de gestão do tempo:

Aprenda a reconhecer em si o problema da gestão do tempo e como se manifesta em si. Stress? Cansaço?

Não trabalhe mais horas só porque não consegue ter o trabalho pronto. Aprenda a gerir o tempo e a usar as horas que dispõe da forma mais produtiva possível, depois esqueça o trabalho e vá para casa.

Planeie o seu tempo antes de começar a trabalhar. Isto dar-lhe-á uma excelente sensação de estar com as coisas controladas.

Preocupe-se em mostrar resultados durante o tempo que passa na empresa e não em trabalhar mais horas do que os outros. O seu chefe vai reconhecê-lo como sendo uma pessoa que age rapidamente, não perde tempo com coisas insignificantes e entrega os resultados que a empresa necessita.

Técnicas de Gestão do Tempo

Se tem funções de gestão ou supervisão, verá que tem muitas coisas a correrem em simultâneo e a empresa deseja que entregue os resultados em todos os projectos paralelos, mesmo que você seja apenas um.

Por isso, o objectivo de gestão de tempo não deverá ser o de encontrar mais tempo nas horas do dia, mas sim usar o tempo que tem de forma eficiente. É preciso praticar para ir conhecendo o sistema que melhor funciona com o seu corpo. Por exemplo, pode ser uma pessoa madrugadora ou não e isso influenciará a forma como abordar os problemas do dia.

Uma forma de analisar a forma como gasta o seu tempo é fazendo um diário das tarefas e do tempo que gastou. Aponte tudo o que fez, tarefas importantes, tarefas insignificantes, pausas e deslocações. Faça isso durante uma semana e analise os resultados no final, para ver se gastou o tempo nos sítios em que devia ou não.

Faça uma lista de tarefas do dia, antes de começar a trabalhar. Idealmente essa lista deveria ser feita no final do dia anterior, com a indicação da importância. No dia seguinte, comece logo a trabalhar sem interrupções na tarefa mais importante e vá seguindo para as tarefas menos importantes. Se não conseguir fazer tudo durante o dia, pelo menos sabe que fez as tarefas mais importantes.

Aprenda também a deixar o seu local de trabalho organizado no final do dia. Não perde mais de cinco minutos e quando chegar no dia seguinte vai ter uma sensação muito agradável.

Aprenda a fazer a distinção entre as tarefas que pode delegar e as tarefas que tem mesmo de fazer. Escolha fazer aquelas que mais ninguém poderá fazer e que tenham a máxima importância na sua função para o bem da empresa onde trabalha.

Quando está a trabalhar nas tarefas importantes, faça tudo o que estiver ao seu alcance para não ser interrompido. Desligue o telefone, não veja o e-mail, coloque um sinal a dizer ‘ocupado’.

Não esteja constantemente a ver o seu e-mail. Desligue os alertas e leia os e-mails todos durante horas certas do dia. Por exemplo, duas vezes por dia, uma de manhã e outra de tarde.

Aprenda a organizar a sua informação para não perder tempo à procura, quando devia estar a trabalhar.

É muito importante deixar espaços vagos na agenda, para pequenos imprevistos e principalmente para poder parar frequentemente e analisar o que já fez, o que falta fazer e retomar o rumo certo para ter um dia produtivo.

Aprenda a gerir reuniões, porque são uma das principais formas de perder tempo das empresas.

A gestão de tempo é uma disciplina que requer algum planeamento e muita vontade de ser produtivo. Mas é também uma forma de fazer o seu trabalho motivado durante o tempo em que está na empresa e depois ir para sua casa e aproveitar o resto do tempo para si, para relaxar com a família e ganhar forças para o dia seguinte. Com uma correcta gestão do tempo irá viver mais saudavelmente.